adeguamento al GDPR e provvedimenti

Servizio di adeguamento al GDPR e provvedimenti

È riduttivo pensare che l’adeguamento alla normativa in materia di protezione dei dati si limita ad una serie di adempimenti formali. Le implicazioni connesse ad una corretta gestione dei dati toccano uno spettro di tematiche molto ampio e hanno implicazione sulla maggior parte dei processi aziendali: risorse umane, ICT, marketing, HSE, compliance, ecc.

L’adeguamento al REG. EU 2016/679 per la protezione dei dati personali ed ai Provvedimenti del Garante, è la pietra angolare che sorregge tutti i servizi specifici che Consultia è in grado di fornire.

Tra questi, ad esempio, l’implementazione del sistema di gestione della protezione dei dati personali, l’integrazione di sistemi cogenti e volontarie con la normativa in materia di protezione dei dati, le attività di audit e quelle di formazione.

Il servizio può essere erogato nel suo complesso o, sulla base delle esigenze dell’Organizzazione possono essere approfondite tematiche specifiche o l’applicazione di singoli Provvedimenti.

È inoltre da considerare che l’introduzione di nuovi provvedimenti da parte del Garante (il carattere dinamico sotteso dalla normativa in ambito privacy non deve essere trascurato) porta ad una evoluzione continua delle possibilità di integrazione tra i due sistemi.

L’attività di adeguamento comporta una serie di passi orami noti che prevedono, tra gli altri:

  • analisi e misure di mitigazione: contesto, rischi, DPIA
  • documentazione: registro, informative, consensi
  • figure professionali: autorizzati, privacy officer, DPO
  • privacy policy: verso l’interno e verso l’esterno dell’Organizzazione

Per completare efficacemente le azioni descritte è necessario procedere con un’adeguata attività di formazione propedeutica a quella di audit. Completato il percorso di adeguamento il vertice dell’Organizzazione, in un’ottica di accountability dovrebbe considerare il passo successivo che prevede l’implementazione del sistema di gestione della protezione dei dati personali. A tal fine si può basare su standard proprietari o su modelli riconducibili a standard internazionali quali la ISO/IEC 27701:2019 o la BS 10012:2017.

Destinatari

Per le Organizzazioni

Consultia S.r.l., fornisce un servizio volto alla analisi, pianificazione ed erogazione del servizio di adeguamento al GDPR o specifici provvedimenti del Garante. Su richiesta sono erogati servizi complementari che comprendono l’approfondimento di specifici aspetti del REG EU 2016/679, attività di formazione al personale dell’Organizzazione e/o di audit interni o verso i Responsabili del trattamento.

Per le Società di consulenza e gli Studi legali parti

Consulta S.r.l. fornisce per i clienti delle Società di consulenza e degli Studi legali, nell’ambito dei servizi relativi all’adeguamento al REG. EU 2016/679 una serie di servizi anche mirati tra cui le attività di assessment e di audit a fronte di specifici ambiti o funzioni o Provvedimenti.

Per le Organizzazioni e gli Enti di formazione

Consultia S.r.l. fornisce un servizio di formazione (sia aziendale che interaziendale) per approfondire i temi della applicazione al REG.EU 2016/679 ed a specifici Provvedimenti del Garante. La formazione prevede ia temi generali (ad esempio formazione per gli Autorizzati) che tematiche specifiche e molto mirate. I temi della formazione sono aggiornati continuamente sulla base dell’evoluzione del contesto.

Altri destinatari

  • Supporto al DPO
    - per attività di audit sulla corretta valutazione ed applicazione del REG. EU 2016/679 o specifici Provvedimenti in materia di Protezione dei dati personali, oltre ovviamente ad un supporto consulenziale per l’approfondimento di tematiche specifiche.
  • Supporto al Titolare del trattamento
    - per la creazione e formazione del Privacy Officer e/o del team incaricato della manutenzione e dell’aggiornamento nella applicazione del REG. EU 2016/679 all’interno dell’Organizzazione
  • Supporto Società di Consulenza e Studi Legali
    - per attività di audit presso le organizzazioni clienti, formazione e consulenza presso i clienti in merito ai temi della applicazione del Regolamento e dei Provvedimenti del Garante.

Formazione

L’attività di formazione che Consultia fornisce ai propri clienti in materia di applicazione del Reg. EU 2016/679 è pianificata ed erogata sia con modalità aziendali che interaziendali. Le tematiche di formazione, sia di taglio generalista, che mirate ad ambiti specifici, sono destinate a tutte le funzioni aziendali che, pr avendo responsabilità anche molto diverse, sono coinvolte nel trattamento dei dati personali (Titolare del trattamento, DPO, Autorizzato, ecc.). Per le attività di formazione i docenti di Consultia fanno ricorso ad una metodologia specifica e consolidata che favorisce l’apprendimento attraverso l’uso di casi ed esempi riconducibili al contesto di provenienza dei partecipanti. Le tematiche di norma affrontate, suddivise per macro argomenti, sono le seguenti.

Regolamento Europeo 2016/679 Generalità

  • Il Regolamento Europeo per la protezione dei dati (REG EU 2016/679) – introduzione
  • Il Regolamento Europeo per la protezione dei dati (REG EU 2016/679) – approfondimento
  • Il Regolamento Europeo per la protezione dei dati (REG EU 2016/679) – per organizzazioni a basso rischio

Regolamento europeo 2016/679 Approfondimenti

  • Privacy Impact Assessment per l’applicazione del Regolamento Europeo per il trattamento dei dati (REG EU 2016/679)
  • Da registro dei trattamenti all’analisi dei rischi
  • Gestione e trattamento dei dati extra SE
  • Strumenti per la valutazione dell’efficacia ed efficienza delle misure tecniche ed organizzative
  • Individuazione e potenziamento delle misure di accountability
  • Gestione e trattamento dei dati extra SEE
  • MOP- Il modello organizzativo privacy: struttura, contenuti, gestione ed aggiornamento

Provvedimenti

  • Introduzione al provvedimento videosorveglianza e videoregistrazione
  • Approfondimento del provvedimento videosorveglianza e videoregistrazione
  • Il provvedimento sugli Amministratori di sistema
  • Altri provvedimenti area marketing, sanità

Diritti interessato

  • La gestione dei diritti dell’interessato: strumenti operativi e procedure
  • Approfondimento del diritto all’oblio ed alla portabilità

Data Breach

  • La gestione del Data Breach: procedure e misure
  • Il Data Breach secondo la ISO/IEC 27701:2013 e la ISO/IEC 27701:2013
  • Data Breach e gestione dei diritti degli interessati nella posizione del Titolare e del Responsabile del trattamento
  • La formazione del team Data Breach

Ispezioni

  • Gestione delle ispezioni
  • L’ispezione del Garante: comportamenti e suggerimenti operativi
  • Gestire le attività a valle dell’Ispezione del Garante

Responsabile della protezione dei dati, Privacy Officer e Team Privacy

  • La figura del DPO secondo il Regolamento Europeo per la protezione dei dati (REG EU 2016/679)
  • Il ruolo del DPO: strumenti operativi (incarico, regolamento, verbali, relazioni al CdA, ecc.)
  • Il Ruolo del DPO e del Privacy Officer – emergenza e smart working
  • La figura del referente/responsabile privacy
  • La funzione compliance ed il suo ruolo nella protezione dei dati personali

Audit

  • Audit di conformità legislativa e/o sistema di gestione della protezione dei dati (da 8 a 24 ore)
  • Pianificazione ed esecuzione di attività di audit di commessa (con criterio definito dal Titolare del trattamento) per Responsabili del trattamento
  • Pianificazione ed esecuzione di attività di audit di seconda parte (per i Responsabili del trattamento o mandato dei Titolari del trattamento)

Responsabili del trattamento

  • Criteri di scelta, pre-qualifica e qualifica del Responsabile del trattamento
  • La nomina a Responsabile del trattamento: definizione dei requisiti contrattuali e delle istruzioni per il Responsabile del trattamento
  • La definizione della documentazione contrattuale (capitolato), delle istruzioni e delle misure verso il Responsabile del trattamento
  • Pianificazione ed esecuzione di attività di audit di seconda parte (per i Responsabili del trattamento o mandato dei Titolari del trattamento)

Piano
di attività

I servizi disponibili di consulenza, formazione ed audit per l’adeguamento al REG. EU 2016/679 ed ai Provvedimenti del Garante si basano, nel modello proposto da Consultia, su alcuni presupposti indispensabili per poter rendere operativa una soluzione che, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa, soddisfi tutte le parti coinvolte.

01

Pianificazione

Fondamentale per l’adeguamento al REG. EU 2016/679 l’attività di pianificazione che comprende l’identificazione del referente Privacy Officer ed eventualmente, per le realtà più complesse della sua squadra di supporto, la definizione di un piano di attività ed il sistema di monitoraggio dello stato di avanzamento

02

Audit

A valle dell’implementazione dell’adeguamento al REG. EU 2016/679 e della attività di formazione mirata a tutti gli autorizzati, deve essere pianificato ed effettuato un audit per comprendere il livello di applicazione della normativa ed individuare eventuali lacune ed ambiti di miglioramento. Si tratta di un audit di conformità legislativa. Sulla base dei risultati possono poi essere avviate successive e mirate azioni volte ad avviare il processo di implementazione del sistema di gestione della protezione dei dati personali.

03

Azioni successive

Completato l’iter di adeguamento alla normativa, le Organizzazione più complesse, attente allo sviluppo del proprio sistema ed in una logica di accountability dovrebbero valutare azioni successive come l’implementazione di un sistema di gestione della protezione dei dati personali eventualmente integrato con gli altri sistemi di gestione presenti all’interno dell’Organizzazione. Il Titolare del trattamento dovrebbe valutare se implementare un sistema di gestione potrebbe basato su standard riconosciuti oppure un modello stand-alone.

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