HSE - Salute e Sicurezza

Nell’ambito dell’HSE è possibile individuare molti punti che impattano sulla protezione dei dati personali, per quanto non sempre viene data a questi trattamenti l’importanza che meritano e vengono messe in atto adeguate misure tecniche ed organizzative. Si pensi, ad esempio al caso dell’RSPP esterno che potrebbe essere considerato un Responsabile del trattamento o un Autorizzato sulla base di molte variabili da considerare. Tra i trattamenti nell’area HSE che comportano delle implicazioni in termini di trattamento dei dati personali:

• informativa e consenso per i dipendenti ed informative da fornire in merito ai dati ambito salute e sicurezza
• trattamenti derivanti dalle principali misure a carico della funzione: sorveglianza sanitaria, idoneità alla mansione, limitazioni, infortuni ed infortuni in itinere malattie professionali, rapporto con il Medico Competente, accesso alla cartella sanitaria (gestione in caso di richiesta di soggetti esterni)
• trattamenti derivanti dalla valutazione dell’idoneità psicofisica nel ciclo di vita del lavoratore: prima dell’assunzione, durante periodo di lavoro, alla cessazione del rapporto di lavoro, presenza del servizio di psicologo del lavoro
• altri trattamenti quali: formazione ed esiti della formazione, consegna DPI, sanzioni, portatori di disabilità e di patologie infettive, minori in stage, lavoratori in tirocinio, volontari, personale somministrato, malessere del collaboratore in azienda, patologie sviluppate dopo l’assunzione, somministrazione ed auto-somministrazione di farmaci e parafarmaci (no presidi medici), stress da lavoro correlato ed analisi di clima aziendale, lavoratori in smart-working, trattamenti a seguito di campagne di sensibilizzazione (es. fumo, alimentazione, ecc.), stato di gravidanza (compatibilità con la mansione, allattamento), guida e permessi (sospensione patente, somministrazione farmaci), comunicazioni spontanee dei lavoratori, documenti richiesti dalla committenza (nella posizione di appaltatore o subappaltatore), anche fuori UE, che riguardano il personale, casi in cui appaltatore consegna eccesso di documenti e documenti richiesti agli appaltatori e subfornitori, cartellino identificativo (Legge 123/07), controllo sociale e whistleblowing, benefit aziendali (es. polizze sanitarie, controlli preventivi)
• altri aspetti specifici: credo religioso (es. digiuno, incompatibilità tra il credo religioso ed attività azienda), casi particolari (es. intolleranze ed allergie), patologie infiammatorie ed altre batteriche e virali applicazione per industria alimentare, cosmetica, imballaggio e farmaceutica
• ruolo e nomine per l’RSPP, il Medico Competente, il laboratorio di analisi
• tempi di conservazione e modalità di distruzione dei dati area HSE
• gestione ed aggiornamento delle immagini (squadra di emergenza, documentare controlli, attività di formazione, audit, bacheca aziendale e sito aziendale, ecc.)
• gestione dei richiami e dei provvedimenti disciplinari
• gestione di eventi pandemici simmetrici e non simmetrici e loro impatto sulla protezione dei dati personali (misure per proteggere i lavoratori, misure organizzative, l’accesso dei visitatori – registrazione e tracciabilità, aggiornamento del DUVRI), lessons learned,
• accesso azienda da parte di esterni – registro visitatori (conservazione, evacuazione)
• accesso ai locali, gestione chiavi, allarmi e badge
• criteri di accesso alla documentazione relativa alla salute e sicurezza sul lavoro (cartacea/informatica) e tempi e criteri di conservazione dei dati – data retention (cartacei/informatici) – afferenti area HSE
• piattaforme SW per la gestione dei dati (accesso, tempi di conservazione, responsabilità del fornitore della piattaforma)
• audit SGSSL (accesso ai documenti)

Devono poi essere considerati, sempre nell’ambito HSE gli aspetti ambientali ed in particolare quelli relativi a:

• smaltimento dei rifiuti elettronici, considerando anche come misure di accountability quelle definite dalla ISO/IEC 27001:2013
• smaltimento dei supporti elettronici presenti su device a noleggio (multifunzione, stampanti, ecc.)
• smaltimento degli archivi cartacei o altri archivi contenenti dati personali

La tematica è quindi estremamente complessa e variegata e necessita del supporto di esperti competenti sia nel trattamento dei dati personali che nella normativa in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, oltre ad un approccio orientato a rendere efficienti i processi senza creare inutili sovrastrutture.

Nell’ambito del principio dell’accountability, anche in questa area, possono essere messe in atto misure che possono ispirarsi anche a standard internazionali come la UNI ESO 45001:2018.

Consultia, attraverso la sua rete di esperti (consulenti, auditor, tecnici e formatori), che normalmente lavorano in team con il cliente, ed in particolare con le funzioni cardine come l’RSPP, il Medico competente e l’RLS  è in grado di proporre una ampia gamma di servizi alla funzione HSE quali: consulenza, formazione, assessment ed audit. Nello svolgere tali attività Consultia sia direttamente, che attraverso i propri collaboratori, si impegna, come descritto nella sua politica, a mantenere la massima riservatezza delle informazioni di cui venisse a conoscenza.

L’offerta di Consultia prevede, a valle dell’individuazione del fabbisogno della committenza, che può essere di carattere generale ed investire la totalità dei trattamenti nell’area HSE o mirato ad approfondire un ambito specifico,  propone l’attività consulenziale, eventualmente supportata da servizi di formazione e/o audit mirati