PRIVACY POLICY E CONDIZIONI DI USO DEL SITO

Premessa

La presentazione di questo servizio è un po’ differente, perché ci riguarda in modo diretto. Abbiamo modo di farle comprendere come lavoriamo.

Se deve capire quanto un consulente sulla protezione dei dati è capace di fare il suo lavoro, quanto il suo approccio potrebbe essere utile per lei e la sua Organizzazione, c’è un modo immediato: vada a leggere la sua Privacy Policy e le Condizioni di uso del suo sito. Facile no?

Qui trova le nostre: ci abbiamo messo molto tempo per farle al meglio di quello che siamo capaci, poi un amico le ha lette e ci ha detto ”Perché non fornite anche questo servizio?” Ed abbiamo preparato questa scheda.

Ovvio che, occupandoci di protezione di dati, ci veniva naturale curare molto questi documenti.

Servizio Privacy policy

La Privacy Policy è l’informativa per la protezione dei dati personali, può essere preparata limitatamente a tutte le azioni che si possono compiere tramite il sito – navigare, registrarsi ad una newsletter, mandare e-mail tramite la sezione contatti, fare acquisti, ecc. noi abbiamo preferito farne una versione più estesa che comprendesse tutti i trattamenti che facciamo con i dati degli interessati di cui veniamo in possesso sia come Titolari che come Responsabili del trattamento. E per renderla nota la linkiamo in calce alle mail. Ci sembra questa una soluzione molto semplice, pratica ed economica. Del resto tutti i nostri clienti ricevono le mail e questo è il modo più facile per comunicare con loro.

I contenuti tipici di una Policy sono quelli previsti dall’Art 1 del REG. EU 2016/679 tra questi: l’identificazione del Titolare e dei sui dati di contatto, quella del Responsabile del protezione dei dati, le finalità del trattamento, i dati trattati ed i soggetti coinvolti, le basi che permettono il trattamento, quali soggetti interni ed esterni all’Organizzazione accederanno ai dati, dove saranno conservati (SEE o extra SEE) e per quanto tempo. Ma può contenere anche informazioni come le misure di sicurezza applicate per ridurre i rischi che possono impattare sui dati, la possibilità di inviare notifiche personalizzate (web push notification) ed infine la possibilità e le condizioni alle quali la politica può essere modificata. Nella nostra abbiamo dedicato anche un paragrafo per indicare quali dati non trattiamo e perché non dobbiamo chiedere il consenso agli interessati. Abbiamo anche voluto farne una versione snella, per semplificare la lettura a chi desiderasse solo le informazioni basilari.

Servizio Condizioni di uso del sito

Le Condizioni di uso, invece descrivono i limiti ai quali il sito o i contenuti in esso presenti (video, immagini, testi, ecc.), possono essere utilizzati anche secondo la licenza creative commons. In questa sezione si tratta di temi come i diritti della proprietà intellettuale, i marchi ed i domini, i link da e verso il sito ed altri siti, avvertenze sui contenuti con un’attenzione al politically correct, ma anche nel rispetto dei valori propri dell’Organizzazione e/ verso i principali mercati di export, le normative applicabili anche per la soluzione delle controversie legali.

Questi documenti fanno parte delle così dette “Condizioni legali”, che possono comprendere anche la cookie policy e, per i siti che hanno una sezione di e-commerce, anche le Condizioni di vendita e le Condizioni di recesso.

Le Condizioni di vendita ed il diritto di recesso sono documenti fondamentali per i siti di E-commerce. Le prime riportando le informazioni relative alla politica commerciale, le condizioni per la conclusione de contratto, le garanzie, i prezzi ed i pagamenti dei prodotti e/o servizi, le condizioni di spedizione e consegna, ovvero quelle per il download, le condizioni per il recesso, i tempi e le modalità per chiedere ed ottenere un rimborso; infine i riferimenti alla legge applicabile e la gestione delle eventuali controversie. La sezione sul diritto di recesso approfondisce le modalità di esercizio di tale diritto a tutela del consumatore, le condizioni per la sostituzione (tipico per un prodotto) ed altre indicazioni di carattere operativo. Entrambi i contenuti possono essere integrati da una sezione FAQ.

Siamo in grado si supportarti nello scrivere tutti questi documenti, certo se si lavora anche con mercati esteri, sarà necessario acquisire anche una competenza legale specializzata.

Destinatari

Per le Organizzazioni

Consultia S.r.l., è in grado di supportare le Organizzazioni nella definizione o analisi ed eventuale modifica o integrazione dei documenti dell’area legale presenti, di norma nei siti web.
Privacy Policy
Siamo in grado di farla sia strutturata e formale, sia snella ed accattivante; sia breve che lunga ed articolata. Insomma la sappiamo fare in molti modi diversi. Possiamo farla anche sotto forma di domande FAQ o con una particolare attenzione a soluzioni grafiche per aumentarne la leggibilità.
Consenso
Quando necessario, unitamente alla politica per la protezione dei dati viene anche predisposta la richiesta di uno o più consensi per legittimare alcuni trattamenti, che verranno eseguiti solo dopo che l’interessato lo ha permesso. Informativa e richiesta di consenso devono essere tra loro congruenti e contestualizzati rispetto alle esigenze dell’Organizzazione e degli interessati.
Cookie Policy
Siamo in grado di fornire un supporto alle Organizzazioni per valutare la correttezza della Cookie Policy e della reale necessità di un uso dei Cookie, sulla base delle indicazioni presenti nel Provvedimento del Garante ed alla luce delle varie casistiche possibili.
Documenti dell’area legale
Possiamo aiutare le Organizzazioni anche a rivedere, con un occhio critico ed allenato, quello che hanno già pubblicato sotto forma di Policy, Consensi e Condizioni d’uso del sito, ma anche altri documenti legali come le Condizioni di vendita ed il Diritto di recesso. Ad individuare ambiti di miglioramento, anche a seguito di problemi che possono avere avuto con terze parti (clienti, fornitori, partner) a causa di contenuti lacunosi o mancanti. Consultia, è anche in grado di fornire un supporto alla traduzione di tali documenti, attraverso partner che operano nel settore di grande esperienza e altissime referenze.
Infine, Consultia può supportare le organizzazioni nella individuazione della funzione incaricata dell’approvazione dei contenuti del sito e di quella incaricata del suo aggiornamento identificando anche le responsabilità e compiti.

Per le Organizzazioni e gli Enti di formazione

Consultia S.r.l. fornisce un servizio di formazione (sia aziendale che interaziendale) per conoscere approfondire i temi della Privacy Policy, delle Condizioni di uso del sito e di altri contenuti afferenti all’area legale del sito web.

Per le Società di consulenza e gli Studi legali

Consulta S.r.l. supporta le Società di consulenza e gli Studi legali nel fornire il migliore servizio ai propri clienti per quanto riguarda la valutazione della correttezza e l’eventuale formulazione dei contenuti dell’area legale.

Altri destinatari

Supporto al Titolare del trattamento e al DPO
- per l’analisi critica dei documenti e per la revisione ad intervalli prestabiliti anche sulla base delle variazioni delle condizioni di contorno.
Supporto Società di Consulenza e Studi Legali
- per supportare i propri clienti nella valutazione, stesura ed aggiornamento dei contenti dell’area legale del sito web.

Formazione

L’attività di formazione sul tema esplora, sempre con il tagli pratico che contraddistingue le attività proposte da Consultia, sia i contenuti della documentazione dell’area legale del sito, sia le modalità di comunicazione per rendere più efficace tali contenuti. Le tematiche che propone Consultia sono:

formazione aziendale

Piano
di attività

I documenti presenti nell’area legale sono critici e possono portare, se non sono stati correttamente predisposti e verificati, a conseguenze anche serie dal punto di vista dei costi o del danno di immagine. Ci sono alcuni punti fondamentali da presidiare e l’offerta di Consultia pone l’accento, senza dimenticare gli altri, su tali aspetti: raccolta dei dati, team multidisciplinare e aggiornamento.

01

Raccolta dati

Per potere predisporre la migliore versione dei documenti dell’area legale è necessario potenziare la raccolta dei dati e procedere ad elaborare delle soluzioni che dovranno essere affinate attraverso un’azione di fine tuning essendo ben consapevoli della complessità di tali documenti.

02

Team multidisciplinare

La stesura dei documenti dell’area legale richiede, tranne che nei casi più semplici, di un team multidisciplinare che prevede il coinvolgimento di soggetti dell’area legale ma anche esperti di protezione dei dati, contrattualistica a livello nazionale ed internazionale, nonché di traduttori che siano in grado di usare la corretta terminologia.

03

Aggiornamento

Tutti i documenti che riguardano in modo diretto o indiretto la protezione dei dati personali devono essere rivisti ed aggiornati in quanto le condizioni al contorno subiscono continue modifiche (variazioni di contesto interno – esterno), ma anche a seguito di reclami o segnalazioni dovuti ad errori presenti nel contenuto presenti nell’area legale e che impongono, come azione correttiva la revisione dei documenti stessi per evitare che tali situazioni si ripetano.