Integrazione di Sistemi e normative

Il tema dell’integrazione dei sistemi di gestione e delle normative cogenti è dibattuto da anni, ma solo da poco tempo sono disponibili tecniche e strumenti. Tra i temi oggetto dell’integrazione di recente è considerato anche il sistema della protezione dei dati personali.

La volontà di integrare i Sistemi di gestione è una specificità delle imprese più lungimiranti, indipendentemente dalla loro dimensione e dal settore in cui operano, in quanto permette di sfruttare in modo sinergico, a livello operativo e documentale, i vari sistemi. La finalità è quella di evitare le inutili ridondanze e le pericolose duplicazioni, effettuando, registrando e procedurizzando le attività “una volta sola” in modo da ridurre il rischio di errori.

La finalità di un Sistema integrato è quella di permettere di gestire l’insieme delle procedure, mettendo in risalto gli elementi comuni e favorendo le sinergie; i Sistemi integrati risultano quindi sempre un elemento di competizione per l’Organizzazione, in modo indipendente dagli standard e dalle normative cogenti oggetto dell’integrazione.

Il tema si è sviluppato negli ultimi anni, come conseguenza del proliferare di sistemi (volontari e cogenti) che interessano le imprese di ogni dimensione; in quelle più grandi si incontra ormai frequentemente, ad esempio, la funzione del responsabile compliance.

I temi che maggiormente si prestano all’integrazione

• normative cogenti
  • REG: EU 2016/679 (ed altra normativa a livello nazionale, compresi i Provvedimenti del Garante, sulla protezione dei dati personali), D.lgs 81/2008, Normativa Ambientale, D.Lgs. n. 231/2001, normativa in materia di copyright e whistleblowing
  • per specifici settori come alimentare, cosmetico, medicale
  • per la pubblica amministrazione – normativa in materia di trasparenza, l’anticorruzione;
• standard volontari
  • generalisti – UNI EN ISO 9001:2015, UNI ISO 45001:2018, UNI EN ISO 14001:2015, ISO/IEC 27001:2013, ISO/IEC 27701:2019, BS 10012:2017
  • di settore – norme per i sistemi di gestione in ambito ferroviario, spazio, aerospazio e difesa, automotive, alimentare farmaceutico, medicale, cosmetico, ecc.

I vantaggi derivanti dall’integrazione sono evidenti: il risparmio di costi è sempre apprezzabile, così come il maggior controllo sui sistemi, solo nel medio periodo, la riduzione dei rischi (con conseguente riduzione/eliminazione di sanzioni, penalità e risarcimento del danno, perdita di immagine).

L’implementazione dei Sistemi di gestione integrati deve essere affidata a chi possiede competenze di carattere organizzativo e sia in grado di comprendere tutte le implicazioni delle scelte effettuate, a livello procedurale ed operativo, al fine di rendere sempre più efficiente il sistema complessivo. 

Se da un lato i vantaggi sono evidenti, dall’altro l’integrazione tra sistemi e normative cogenti presenta alcuni ostacoli che non possono essere ignorati:

• ritrosia nei confronti del cambiamento;
• mancanza di leadership, politica, budget, tempi e responsabilità nel processo di integrazione;
• complessità e conseguente impegno di tempo che si prospetta;
• necessità di rivedere l’impianto documentale complessivo dell’organizzazione. 

Le soluzioni tecniche che spaziano dall’assessment alla formazione come azioni propedeutiche alla implementazione di un sistema integrato, messe a punto da Consultia negli anni, permettono di superare agevolmente gli ostacoli e concentrare il focus sui vantaggi ed i benefici posti dalla integrazione. Il tutto è favorito da un approccio taylor made sulla base del contesto e delle esigenze dell’Organizzazione.

Affinchè sia effettuata in modo efficiente l’integrazione dei sistemi si deve ispirare al ciclo PDCA. Tra gli aspetti che ben si prestano all’integrazione tra di sistemi:

• l’analisi dei rischi e delle opportunità
• la conoscenza organizzativa e più in generale la gestione delle informazioni e dei dati
• la gestione degli asset
• lo sviluppo di nuovi prodotti, processi, servizi e applicativi SW
• la definizione delle responsabilità, della competenze e della consapevolezza delle risorse umane
• l’individuazione e la gestione delle azioni correttive, azioni di mitigazione del rischio, azioni di miglioramento.