Gestione della documentazione

Servizio Gestione della documentazione

Al tema della gestione della documentazione tecnica non viene data l’importanza che merita. Si sottovaluta quanto una documentazione, come le procedure, le istruzioni, le linee guida e la manualistica come il Modello Organizzativo Privacy -MOP, scritta in modo corretto, completa e supportata da un apparato iconografico è una misura di accountability. La gestione della stessa documentazione, attraverso il suo ciclo di vita, è un altro elemento che aggiunge valore.

Per Documentazione tecnica, si intende la “raccolta, classificazione e diffusione di tutte le informazioni che interessano la tecnica ed implicitamente la scienza”.

Scrivere la documentazione tecnica significa applicare dei principi stabiliti che per quanto non codificati in modo riconosciuto facilitano la rapida ricerca di un contenuto all’interno di un documento, ridurre le interpretazioni del contenuto stesso.

I principi generali per la gestione della documentazione prevedono, tra gli altri, che:

i contenuti si devono basare sul patrimonio di competenze ed esperienze nonché su altre caratteristiche ragionevolmente possedute dai destinatari
nell’impostazione del documento tecnico, e quindi del suo indice, si deve considerare che lo stesso possa essere oggetto di consultazione mirata e non di lettura completa
deve essere facilmente individuabile il livello di aggiornamento del documento
deve essere scritta in forma attiva e non passiva, sempre nella forma impersonale
devono essere messere in atto soluzioni mirate sulla base delle modalità di utilizzo della documentazione (soluzioni cartacee, a video, su tablet, ecc:9

La corretta scrittura e gestione della documentazione tecnica prevede che siano seguite buone prassi anche per quanto riguarda moltissimi aspetti, a titolo d’esempio: le pagine di guardia, le soluzioni grafiche, l’indice mirato, gli elenchi puntati; le tabelle, il livello di omogeneità e di gerarchia dei capitoli e dei paragrafi, ecc.

Il ciclo di vita del documento tecnico deve prevedere l’individuazione delle finalità, degli obiettivi e dei destinatari del documento; una raccolta e valutazione dei materiali che debbono essere selezionati in funzione dell’obiettivo del documento; una definizione dell’indice (successivamente affinato); una stesura del documento; una revisione con verifica di omogeneità e coerenza del contenuto, della forma, delle soluzioni grafiche adottate; un aggiornamento (frequenza – ad evento e/o intervalli prestabiliti – e modalità).

Circa la revisione del documento, questa deve essere svolta dalle funzioni che hanno le responsabilità definite (come indicato anche nella pagina di guardia). In ogni caso, è necessario che almeno una revisione del documento non venga effettuata da chi ha partecipato alla sua redazione, per evidenti ragioni.

A seconda della complessità del documento, l’iter di revisione può prevedere anche il ricorso ad esperti tecnici o ad utilizzatori chiamati a verificare il livello di comprensione del documento prima che questo venga pubblicato; il che può essere effettuato ricorrendo ad esempio a simulazioni e test.

Per approfondire la competenza di Consultia sul tema si veda anche la pubblicazione ! Modello Organizzativo Privacy – Mop” di Perego Monica, Persi Simona, Ponti Chiara – Giuffrè, 2020.

Destinatari

Per le Organizzazioni

Consultia S.r.l., è in grado di supportare le aziende nelle fasi di:
• individuazione della necessità di predisporre documentazione tecnica a supporto dei processi aziendali e come misure di accountability (soluzioni cartacee e/o elettroniche)
• definizione del manuale di stile, in particolare per documentazione da proporre all’esterno (manualistica) e individuazione di soluzioni per la semplificazione e l’omogeneizzazione
• supporto alla stesura, lettura e comprensione della documentazione tecnica, anche con il ricorso a soluzioni grafiche (icone, scelta colori, ecc.)
• individuazione dei criteri di accesso alla documentazione (aree riservate, criteri di accesso alle aree del server, ecc.)
• supporto per la definizione delle modalità di gestione della documentazione (raccolta, distribuzione, ritiro, ecc.)
• raccolta, catalogazione, indicizzazione e valutazione della documentazione in materia di protezione dei dati personali (Modello Organizzativo privacy – MOP procedure, istruzioni, moduli, registri, modelli di informative e consensi, analisi dei rischi ed altra documentazione)
• riorganizzazione degli archivi elettronici ed informatici che raccolgono tali documenti, criteri di accessi e privilegi
• stesura del Modello Organizzativo Privacy con la finalità di indicizzare tale documentazione e di motivare le ragioni alla base di tali scelte
• definizione dei tempi di conservazione dei dati personali basati su criteri che rispettano la normativa, i diritti degli interessati, il legittimo interesse del Titolare e la conservazione a fini storici e più in generale alla documentazione ed alle registrazioni
• individuazione di ambiti di integrazione tra quanto previsto dalla documentazione tecnica e quanto previsto dalle normative cogenti e/o volontarie applicate dall’Organizzazione e che hanno impatto sulle procedure afferenti alla protezione dei dati personali
• attività di audit per la verifica della corretta applicazione di quanto previsto dalla procedura per la gestione della documentazione tecnica.
Inoltre, dato che la gestione della documentazione è uno degli elementi critici di un qualsiasi sistema che prenda origine sia dalla applicazione di norme cogenti e volontarie. Per questo motivo Consultia è anche in grado di supportare le Organizzazioni nella valutazione del ciclo di vita della documentazione tecnica, sia descrittiva che contenente dati (registrazioni), contribuendo a definire le responsabilità in merito alla gestione (stesura, redazione, verifica, approvazione) che alla distribuzione ai vari soggetti interessati, anche in relazione a quanto previsto dalla documentazione tecnica. Anche nel caso dell’offerta dei servizi indicati, viene effettuata un’analisi mirata delle esigenze e specificità dell’organizzazione per offrire servizi dedicati, sempre nel rispetto della riservatezza delle informazioni di cui Consultia viene a conoscenza.

Per le Organizzazioni e gli Enti di formazione

Consultia S.r.l. supporta gli Enti nella progettazione ed erogazione di attività di formazione (sia aziendale che interaziendale) sulle tematiche della gestione della documentazione e del Modello Organizzativo sulla protezione dei dati personali. Per quanto riguarda il MOP il testo di riferimento ha tra gli auditori anche una della socie di Consultia.

Per le Società di consulenza e gli Studi legali

Consulta S.r.l. fornisce per i clienti delle Società di consulenza e degli Studi legali, attività a supporto dei loro clienti per: la redazione della documentazione tecnica e del MOP, la definizione di modelli efficienti per la gestione della documentazione, per attività di audit e per formazione. Per svolgere tali attività, lavora anche in team con collaboratori della Committenza in funzione di un percorso di crescita di questi ultimi.

Altri destinatari

Supporto al DPO
- per la predisposizione della documentazione tecnica afferente all’applicazione del REG. EU 2016/679 e del sistema di gestione della protezione dei dati personali; anche nel rispetto di quanto previsto dall’ Art. 32 del REG.EU 2016/679 quando recita “… mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso…d) una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.”
Supporto al Titolare del trattamento
- per mettere in atto un sistema di tenuta sotto controllo ed aggiornamento della documentazione di origine esterna, di interesse per l’organizzazione, afferente alla protezione dei dati personali. Per la stesura della documentazione tecnica afferente al rapporto con il Responsabile del trattamento dei dati
Supporto al Responsabile della compliance aziendale
- per mettere in atto la documentazione di un Sistema di gestione integrato volto a dare evidenza della presa in carico dei diversi adempimenti in modo da evitare ridondanze, sovrapposizioni, errori e facilitare l’attività di audit.
Supporto al Responsabile della protezione dei dati personali
- per la stesura di Procedure ed istruzioni di lavoro sulla base delle specifiche del Titolare del trattamento come definite nel Capitolato di commessa.

Formazione

La disponibilità di offerta formativa in materia di gestione della documentazione non è ampia; il tema viene sempre visto come marginale rispetto alle competenze necessarie per implementare, gestire ed auditare un sistema di gestione. Consultia, vanta, anche in questo caso, un catalogo specifico mirato all’acquisizione delle competenze per quanto riguarda la gestione della documentazione ed in particolare quella di tipo tecnico. L’offerta formativa, come di norma, ha un carattere sia aziendale che interaziendale.

formazione

• Gestione della documentazione - approfondimento gestione della documentazione tecnica
• Scrivere per farsi capire: come scrivere istruzioni e regolamenti comprensibili
• Il MOP: struttura, contenuti, gestione ed aggiornamento
• Integrazione tra il sistema qualità ed il sistema di gestione della privacy (approfondimento alla luce del REG. EU 2016/679)
• La funzione del responsabile della compliance aziendale
• Compliance aziendale: tecniche e metodologie
• Integrazione di sistemi aziendali (sistemi di gestione, privacy ed altra normativa cogente)

Piano
di attività

La definizione della struttura, la stesura, la verifica, approvazione, divulgazione ed aggiornamento della documentazione tecnica prevedono una serie di passaggi che coinvolgono soggetti diversi affinché ognuno possa dare il proprio contributo, sotto la regia di un esperto che è in grado di applicare i principi alla base della stesura di tali documenti. Gli aspetti da considerare sono diversi ed ad ognuno deve essere dati il giusto risalto.

01

Individuazione della finalità e degli obiettivi

Senza l’individuazione della finalità, degli obiettivi e dei destinatari della documentazione non è possibile mettere a punto alcun documento atto a soddisfare le esigenze delle parti interessate. Diventa quindi indispensabile comprendere quali sono le motivazioni che richiedono la messa a punto della documentazione.

02

Leggibilità

Deve essere fatto uno sforzo, ricorrendo anche ad esperti per definire i criteri di stesura della documentazione volti ad aumentarne la leggibilità sulla base delle caratteristiche dei destinatari, del contesto e del supporto con il quale la documentazione andrà consultata.

03

Manutenzione nella documentazione

La documentazione tecnica deve essere aggiornato almeno ad intervalli prestabiliti per mantenere il suo valore, devono quindi essere individuate le responsabilità ed i flussi per garantire tale aggiornamento. Le modifiche possono originarsi sia da variazioni di contesto che dai risultati dell’attività di audit che da eventi di Data Breach che dalle Ispezioni da parte delle autorità preposte che possono chiedere modifiche e/o integrazioni.