Esercizio dei Diritti

Servizio Esercizio dei diritti

La finalità ultima della protezione dei dati personali è quella di permettere ad un interessato di esercitare i propri diritti. Non sempre ciò è possibile, e qualora questa fosse la condizione un interessato deve sapere perché ciò non può avvenire.

Non staremo a fare l’elenco dei diritti degli interessati perché è possibile trovarlo in ogni Privacy Policy, anche nella nostra. È più interessante comprendere le logiche ed i punti cruciali per garantire, a tutte le parti coinvolte, che le azioni siano svolte nel modo più corretto. Inoltre, è fondamentale comprendere le condizioni alle quali alcuni diritti, come l’oblio e la portabilità, possono essere esercitati. Si tratta di diritti relativamente nuovi per cui la casistica è limitata ed è necessario, in alcuni casi effettuare delle valutazioni su più piani per comprendere le condizioni specifiche in cui l’interessato intende esercitare il suo diritto. Al fine di favorire la soddisfazione di tutti i soggetti coinvolti, è necessario mettere a punto delle procedure specifiche che prevedono anche la pianificazione e l’identificazione delle responsabilità delle funzioni coinvolte e la loro adeguata formazione. Tale formazione non deve essere orientata solo a comprendere quale diritto può essere esercitato, ma anche le condizioni alle quali ciò può avvenire e le forme più idonee per comunicare che è stato accolto o respinto.

Destinatari

Per le Organizzazioni

Consultia S.r.l., fornisce un servizio volto alla definizione delle procedure per l’esercizio dei diritti da parte degli interessanti. La metodologia sviluppata aiuta le Organizzazioni nell’individuazione di quali tipi di diritti sono esercitabili sulla base delle finalità del trattamento. Fondamentale risulta la definizione delle responsabilità associate e la messa a punto di modelli di risposta validati per i casi più ricorrenti. La logica alla base delle procedure si basano sul modello PDCA. Infatti, non si limitano alla gestione della singola richiesta ma prevedono una attività di pianificazione e di consuntivazione delle attività, l’individuazione di indicatori, il coinvolgimento dei Responsabili del trattamento e dei Contitolari, la valutazione delle tempistiche entro la quale fornire una risposta all’interessato oltre, che attività di audit mirati. Infine, da non sottovalutare la tematica dell’autentificazione dell’interessato che chiede l’esercizi dei diritti per lui o per un soggetto terzo (minore, anziano, ecc.). Il servizio prevede anche un supporto operativo per la preparazione del personale, e suggerimenti utili da mettere in campo in fase di richiesta di esercizio dei diritti molto specifici come quelli relativi all’oblio ed alla portabilità. Inoltre, è anche in grado di supportare i clienti nel caso di richieste di esercizio che, per varie ragioni non possono essere evase, nonché per la stesura della parte delle informative, anche con soluzioni infografiche, che riguarda l’esercizio dei diritti.

Per le Organizzazioni e gli Enti di formazione

Consultia S.r.l. fornisce un servizio di formazione (sia aziendale che interaziendale) per approfondire i temi della gestione dei diritti da parte degli interessati.

Per le Società di consulenza e gli Studi legali

Consulta S.r.l. fornisce per i clienti delle Società di consulenza e degli Studi legali, nell’ambito dell’esercizi dei diritti, servizi a supporto delle imprese clienti, come indicato nella sezione Organizzazioni. Fornisce anche servizi di formazione volti ad approfondire le tematiche relative alla gestione dei diritti ed in particolare quelli relativi all’oblio ed alla portabilità.

Altri destinatari

Supporto al DPO
- per attività di audit mirato sulla corretta valutazione ed applicazione delle procedure previste per la gestione delle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati.
Supporto al Titolare del trattamento
- per la creazione e formazione del team incaricato di valutare le richieste dell’interessato e predisporre comunicazioni corrette nella forma e nella sostanza e per l’individuazione della modalità più idonee per la comunicazione verso i Responsabili del trattamento ed i Contitolari per le richieste che coinvolgono tali figure. Supporto per la gestione delle casistiche complesse, ad esempio nel caso in cui un interessato, che non vede riconosciuto il proprio diritto, valutasse di ricorrere al Garante.
Supporto al Responsabile del trattamento dei dati personali
- per la gestione da parte delle comunicazioni, provenienti dai Titolari del trattamento che richiedono, per conto dei propri interessati, l’esercizio dei diritti.
Supporto Società di Consulenza e Studi Legali
- per attività di audit presso le organizzazioni clienti, formazione e consulenza presso i clienti in merito ai temi della gestione dei diritti degli interessati.

Formazione

formazione

L’attività di formazione che Consultia fornisce ai propri clienti è pianificata ed erogata sia con modalità aziendali che interaziendali, supportata da una metodologia specifica e consolidata che favorisce l’apprendimento attraverso il ricorso a casi ed esempi riconducibili al contesto di provenienza dei partecipanti. Le tematiche di norma affrontate sono le seguenti. • La gestione dei diritti dell’interessato: strumenti operativi e procedure • Approfondimento del diritto all’oblio ed alla portabilità. • Il Data Breach secondo la ISO/IEC 27701:2019 • Data Breach e gestione dei diritti degli interessati nella posizione del Responsabile del trattamento • Data Breach e gestione dei diritti degli interessati nella posizione del Titolare del trattamento verso il Responsabile del trattamento

Piano
di attività

I servizi disponibili consulenza e di formazione per il supporto della richiesta dei diritti dell’interessato devono basarsi su alcuni elementi cruciali: pianificazione, comunicazione e tempistica. Il mix tra questi ingredienti permette, da un lato di rispettare quanto previsto dal REG. EU 2016/679 e dall’altro di fornire la risposta corretta all’esigenza espressa, ma non sempre evadibile, dell’interessato.

01

Pianificazione

Anche nel caso di esercizio dei diritti la pianificazione è una fase fondamentale. La finalità non è solo quella di garantire una tempistica adeguata, ma di affrontare tutto il processo di gestione della richiesta e non singole parti in modo scoordinato e tralasciando alcune attività fondamentali, come il coinvolgimento, quando presenti, dei Responsabili del trattamento e dei Contitolari.

02

Comunicazione

Solo la capacità di comunicare nel modo più efficace possibile favorisce, sia nel caso di accoglimento di un diritto che nel caso contrario, un interessato consapevole del perché la sua esigenza è stata raccolta o respinta. È necessario definire dei format di comunicazioni e delle modalità di relazionarsi con il richiedente efficaci e congruenti con il suo profilo.

03

Tempistica

I tempi per la valutazione ed eventuale evasione dei diritti da parte di un interessato, sono definito dal REG. EU 2016/69 e devono essere rispettati, coinvolgendo , se del caso, il Responsabile del trattamento ed il Contitolare. Affinché la tempistica sia rispettata le varie funzioni devono disporre di adeguate risorse (es. sistemi informatici), procedure e formazione.